lunes, 14 de abril de 2014

Requisitos de boletas de pago de remuneraciones

Columna “Derecho & Empresa”

ENTREGANDO BOLETAS DE PAGO CONFORME A LEY

Mirella Bernal Suárez (*)

Cada fin de mes, además de cumplir con abonar la remuneración, todos los empleadores deben entregar a sus trabajadores la boleta de pago correspondiente, debidamente suscrita y además dentro del plazo legal establecido, ya que de no cumplir con dicha entrega, podrá ser sancionado con una multa máxima de 50 UIT, por ser considerada como falta leve en materia de relaciones laborales.

Dicha obligación ha venido siendo fiscalizada y estamos seguros que también será tema de revisión por la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (SUNAFIL). Así pues, mediante Resolución Directoral N° 232-2013-MTPE/1/20.4 emitida el 12 de abril del año pasado, el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (MTPE), sancionó a una empresa por no cumplir con lo regulado en el artículo 19 del Decreto Supremo N° 001-98-TR, que estipula: “El original de la boleta será entregado al trabajador a más tardar el tercer día hábil siguiente a la fecha de pago. El duplicado de la boleta quedará en poder del empleador, el cual será firmado por el trabajador. Si el trabajador no supiera firmar, imprimirá su huella digital. Si el empleador lo considera conveniente, la firma de la boleta por el trabajador será opcional. Sin embargo, en este caso, corresponderá al empleador la carga de la prueba respecto al pago de la remuneración y la entrega de la boleta de pago al trabajador”.

Por ello, consideramos necesario recodar algunos temas vinculados con las boletas de pago. En primer lugar encontramos que los empleadores deberán no solo entregar las boletas a más tardar al tercer día hábil siguiente, sino que además deberán cuidarse con poder acreditar dicha entrega oportuna, ya que, de no poder hacerlo, serán sancionados.

En segundo lugar, tenemos que de acuerdo a la norma, el pago de la remuneración se acredita con la boleta de pago firmada por el trabajador o con la constancia respectiva, cuando se realice a través de terceros, sin perjuicio de la entrega de la boleta, o mediante el empleo de tecnologías de la información y comunicación. En los casos en que el pago de la remuneración se realice a través de las empresas del sistema financiero, el pago se acredita con la constancia de depósito en la cuenta de ahorros a nombre del trabajador.

Respecto a ese dispositivo legal, es necesario comentar que a la fecha nos hemos encontrado con algunos inspectores que consideran que a pesar de que el pago se realiza vía depósito en la cuenta de haberes, es la boleta de pago, el medio probatorio idóneo y único para acreditar dicho pago; no aceptando la presentación de dichas constancias. El mismo criterio rige en algunos procesos laborales.

En tercer lugar, con relación a la firma, nuestro ordenamiento regula que en los casos que el empleador cuente con menos de cien (100) trabajadores, la boleta de pago deberá ser sellada y firmada por el empleador o su representante legal. En los casos en que se cuente con más de cien trabajadores, la firma ológrafa y el sellado manual de las boletas de pago podrán ser reemplazados por la firma digitalizada, previo acuerdo con los trabajadores, e inscripción en el registro de firmas a cargo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo.

Al respecto debemos precisar que el representante legal deberá contar con poderes expresos para la firma de dichos documentos; en cuanto a si se puede utilizar o no la firma digitalizada, nos encontramos con dos posturas: por un lado, la doctrina considera que sí es válido utilizar dicha firma, y por otro lado, el MTPE mediante su Informe 065-2013-MTPE/2/14.1 es de la opinión que no está vigente la posibilidad de reemplazar la firma ológrafa.

En cuarto y último lugar, es interesante lo señalado en el Expediente N° 05982-2009-PHD/TC-Lima, mediante el cual el Tribunal Constitucional señalaba que la información contenida en las boletas de pago no son de acceso público ya que pertenece a la esfera privada del trabajador, ya que se encuentra enmarcada dentro de la excepción establecida en el artículo 15-B de la Ley 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.  

A mayor abundamiento, dicha sentencia indica que la protección de la intimidad implica excluir a terceros extraños (incluso de parientes) el acceso a información relacionada con la vida privada de una persona, lo que incluye la información referida a deudas contraídas, aportes efectuados, descuentos efectuados, contrataciones celebradas y todo tipo de afectaciones a las remuneraciones de los trabajadores consignadas en las planillas de pago.

Finalmente, les recomendamos cumplir con la entrega de manera oportuna, cuidar las formalidades de acuerdo a ley y tener cuidado con divulgarla indebidamente, ya que forma parte de la información confidencial de los trabajadores.

 (*) Abogada por la Universidad de Piura. Montes Delgado – Abogados SAC.

4 comentarios:

  1. Hola me interesa saber, una vez entregada la boleta al trabajador la empresa tiene la obligación de entregarles copia si la hubieran perdido y hasta cuando esta obligada a hacerlo, y es que hay casos en que la gente es irresponsable y pide copia de las boletas de varios años por que no las guardo, tus comentarios por favor. Gracias

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  2. Hola me interesa saber, una vez entregada la boleta al trabajador la empresa tiene la obligación de entregarles copia si la hubieran perdido y hasta cuando esta obligada a hacerlo, y es que hay casos en que la gente es irresponsable y pide copia de las boletas de varios años por que no las guardo, tus comentarios por favor. Gracias

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  3. buenas tardes, me interesa saber si es legal firmar la boleta antes que nos pague, en mi empresa eso es lo que hacen lo cual no me parece justo por que como estoy firmando algo que aun no me han depositado PUEDO DENUNCIAR ESO?

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  4. buenas tardes, me interesa saber si es legal firmar la boleta antes que nos pague, en mi empresa eso es lo que hacen lo cual no me parece justo por que como estoy firmando algo que aun no me han depositado PUEDO DENUNCIAR ESO?

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