Archivo de documentos laborales y prueba en procesos judiciales

Columna “Derecho & Empresa”

LA NECESIDAD DE CONSERVAR ALGUNOS DOCUMENTOS LABORALES

Fabrizzio Orlandini Valera (*)

En muchas ocasiones y cada cierto número de años, las empresas prescinden de cierta documentación referente a los trabajadores, probablemente por políticas internas de organización que puedan tener, o sencillamente depuran la información por no considerarla útil, sin embargo, no es muy recomendable prescindir de toda la documentación archivada, y por mas tedioso que pueda resultar lo mejor es tener el file personal de cada trabajador guardando al menos algunos documentos laborales durante un periodo razonable.

Los empleadores no pueden confiarse en que jamás tendrán problemas con sus trabajadores debido al tiempo que éstos lleven prestando sus servicios en la empresa, ya que por más antiguos que sean sus colaboradores no podrán conocer de forma certera si el trabajador planea accionar o no ante la autoridad administrativa de trabajo o en su defecto ante el poder judicial, llegando a perjudicarlos gravemente si es que han incumplido con las normas laborales vigentes, o si cumpliéndolas no han conservado los documentos necesarios.

Un ejemplo podría ser el caso de un trabajador que demanda a su empleador por desnaturalización de sus contratos sujetos a modalidad conjuntamente con estabilidad laboral y el empleador no haya guardado el contrato primigenio de la relación laboral. El problema se origina debido a que a pesar de que el empleador puede haber cumplido con realizar un contrato sujeto a modalidad con la cláusula objetiva correctamente fundamentada, si éste al momento de ofrecer como medios probatorios los contratos de trabajo carece del primero o primigenio, los otros que son renovaciones  automáticamente se consideran nulos así ha quedado expresado en la sentencia emitida por el Tribunal Constitucional en el Expediente N° 01113-2011-PA/TC; por tanto, tomando ese criterio el juez puede amparar la demanda del trabajador accionante.

De igual forma, la sentencia del Exp. N° 01783-2011-PA/TC manifiesta: “(…), por lo que al no haberlo efectuado y al no constar en autos que las partes hayan suscrito un contrato de trabajo a plazo fijo desde el 13 de abril de 1993, este Tribunal concluye que de acuerdo a lo previsto en el artículo 4º del Decreto Supremo N.º 003-97-TR, se configuró una relación laboral a plazo indeterminado, por lo que el demandante sólo podía ser despedido por una causa justa prevista en la ley. Siendo así son nulos los contratos de trabajo celebrados al amparo del Decreto Ley Nº 22342 que suscribieron las partes con posterioridad, mediante los cuales se pretendió encubrir la existencia de una relación laboral a plazo indeterminado.”

Como puede apreciarse, el Tribunal Constitucional ha marcado un precedente en cuanto a la carga probatoria que tendría el empleador, sin embargo tampoco impone una fecha o límite del tiempo que éste podría guardar archivado el contrato, quedando a criterio del empleador y de los límites de la contratación temporal el conservar los contratos laborales de los trabajadores, siendo ahora ello imprescindible, no solo por estas jurisprudencias, sino por lo mismo que la Nueva Ley Procesal de Trabajo presume el vínculo laboral con la sola prestación del servicio del trabajador, ratificando una vez más la carga de la prueba del empleador.

Ahora bien, los contratos de trabajo no son los únicos documentos laborales que deben ser guardados por los empleadores, ya que el Decreto Supremo No. 001-98-TR establece que los empleadores están obligados a conservar las planillas, boletas de pago y constancias correspondientes hasta 5 años después de efectuado el pago, a excepción de las planillas de remuneraciones que deberán ser remitidas a la Oficina de Normalización Previsional (ONP).

Por tanto, no sólo el Tribunal Constitucional marca precedentes para que el empleador deba mantener guardados los contratos laborales, en especial los temporales, sino que también por mandato legal está obligado a conservar las planillas, boletas de pago y constancias correspondientes, pero estos sí con un límite temporal.

(*) Abogado, Universidad Católica Santo Toribio de Mogrovejo. Montes Delgado – Abogados SAC.