Errores del proveedor del servicio de facturación electrónica

Columna “Derecho & Empresa”

CUANDO EL PROVEEDOR DEL SERVICIO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA COMETE ERRORES

Natalia Távara Corvera (*)

Desde que se generó la obligación de la emisión electrónica de comprobantes de pago, muchos contribuyentes se apresuraron en contratar este nuevo “Servicio de Facturación Electrónica” con empresas que se encargarían de realizar dicha facturación, encargándoles la labor de intercambiar comprobantes de pago entre un proveedor (EMISOR) y un comprador (RECEPTOR) en un formato electrónico, con la promesa de disminuir los costos, al no utilizar papel e incluso realizar los pagos de manera eficaz y más rápida.

A pocas luces parece un sistema confiable e ideal, casi perfecto. Pero la perfección en la prestación de este servicio aún resulta siendo mera utopía, siendo varios los casos en los que la empresa proveedora ha cometido más de un error, generando contingencias a los contribuyentes quienes, aparte de tomar las acciones legales respectivas, se encuentran preocupados por la posibilidad de que SUNAT detecte inconsistencias en sus declaraciones (mucho más si descubren que las Facturas que consignarán en la DJ mensual por presentar se encuentran como “RECHAZADAS” en el Sistema de SUNAT).

¿Qué hacer entonces si existen errores causados por una falla en el servicio de facturación contratado? ¿Es posible subsanar las inconsistencias con la emisión de una nueva Factura Electrónica con los mismos datos que la factura rechazada? El tema así expuesto no resulta tan fácil, por lo que la solución no podría ser tan simple. De hecho, la solución de “una nueva facturación” sólo podría servir bien para aquellos casos en que tanto la factura rechazada como la nueva por emitir sean emitidas en el mismo mes (por ejemplo si descubre que le rechazan una factura electrónica en agosto y emite una nueva F.E. por los mismos montos y conceptos, anulando la anterior).

Ahora, nos ponemos en un supuesto básico (y que ha sido objeto de varias consultas últimamente): en un mes determinado, pongamos en el mes de agosto, una empresa que aún no presenta su DJ de obligaciones mensuales, por medio de uno de sus clientes se entera que una de las Facturas emitidas en el mes anterior (Julio) ha sido rechazada por SUNAT y procede a revisar la Lista de facturas emitidas en Julio, documento que la empresa que le brinda el servicio de facturación electrónica le envió; descubriendo así que existen varias facturas electrónicas que fueron rechazadas por SUNAT. ¿Cómo deberá actuar la empresa ante este panorama? ¿Qué debe tener en cuenta antes de presentar su DJ de Obligaciones Mensuales? ¿SUNAT podría determinar futuras inconsistencias en base a esto?

Fuera de las acciones civiles que puedan tomarse contra el proveedor del Servicio de Facturación Electrónica; en lo que al ámbito tributario respecta, se busca una solución que de alguna manera logre evitar que el Sistema de la Administración Tributaria, en un futuro, detecte inconsistencias en la declaración. De esta manera, se aconseja que, en primer lugar, la empresa ubique en la Lista otorgada por su proveedor de Servicio de Facturación Electrónica todas las facturas electrónicas de julio que han sido rechazadas por SUNAT y proceda a comunicar a los clientes a quienes les pertenezcan, que no incluyan en su declaración de julio esas facturas (si es que aún no la hubiesen presentado). ¿Cómo debe realizarse la comunicación a los clientes? Pues, de preferencia de manera escrita. Un e-mail o una carta pueden servir ¿Y si los clientes ya incluyeron en su declaración esas facturas rechazadas? Pues, deberán rectificar su declaración de julio y no incluir tales facturas a fin de no tener inconsistencias de acuerdo al sistema de SUNAT ¿Y si no quieren? Lamentablemente, pese a las quejas de los clientes (quejas más que justificadas), estos sí o sí deberán rectificar estos datos, de lo contrario será su declaración la que esté errada.

Siguiendo a este punto, la empresa deberá emitir en agosto nuevamente estas facturas electrónicas por los conceptos/ventas que fueron rechazadas por SUNAT en julio, pero no debe declararlos (emitir el comprobante más no declararlo, evitando así una doble afectación, ya que por julio ya pagó el IGV de esas facturas que no sabía que eran rechazadas). Ahora, a los clientes (luego de habérseles comunicado que no debían incluir en su declaración de julio tales facturas) debe decírseles que tienen que declarar estas nuevas facturas emitidas en agosto, en su declaración de agosto.

Finalmente, es aconsejable presentar adicionalmente un escrito, señalando el error de la empresa de facturación, con la lista y datos de las facturas que el proveedor del Servicio de Facturación hubiera emitido mal electrónicamente, siendo dirigido al Área de Auditoría; escrito que serviría sobre todo para tener un medio de prueba en caso surjan futuras inconsistencias con SUNAT al momento de realizarse algún cruce de información, y es que, si bien este escrito no asegura del todo que en un futuro no se notifique una Resolución de Determinación o Resolución de Multa (o ambas), ya queda constancia de los hechos y de las acciones tomadas.

Como puede apreciarse, la solución es complicada y hasta laboriosa, y como se mencionó, claramente muchos clientes van a quejarse por este tipo de continencias, que no sólo los ponen en una situación compleja (en especial si ya presentaron su declaración jurada con las facturas que habían sido rechazadas), sino que además aumenta el trabajo de la empresa que contrató el servicio de facturación al tener que analizar una por una las facturas electrónicas emitidas para verificar si el proveedor hizo o no bien su trabajo y realizar todas las diligencias antes mencionadas (“adiós” a la promesa de los proveedores de disminuir el tiempo y los costos en la emisión de facturas). En definitiva, sólo nos queda recomendar que hay que tener bastante cuidado al contratar con las empresas que prestan este tipo de servicios, debiendo siempre realizar un seguimiento de las facturas emitidas electrónicamente ( más vale prevenir que lamentar).

(*) Universidad de Piura. Montes Delgado – Abogados SAC.