Libros de actas y obligación de rehacerlos para SUNAT

Columna “Derecho & Empresa”

¿SUNAT PUEDE ORDENAR REHACER UN LIBRO DE ACTAS?

Daniel Montes Delgado (*)

Nos hemos encontrado con un curioso criterio de los auditores de SUNAT (no todos, por suerte), en el sentido que, ante la pérdida del libro de actas de juntas de accionistas y directorio, la empresa tendría que haber seguido el procedimiento para rehacer dicho libro en el plazo de sesenta días, tal cual como si se tratase de un libro contable o registro tributario. Y según este criterio errado, de no hacerlo, se abriría la posibilidad de una determinación sobre base presunta, sin perjuicio de las sanciones respectivas por obligaciones formales. ¿Por qué esto es errado? Veamos.

Las sociedades anónimas están reguladas por la Ley General de Sociedades (LGS), que dispone en su art. 134 que los libros de actas “serán legalizados conforme a ley”. Pues bien, solo dos “leyes “ se ocupan del tema de la legalización: a) la Ley del Notariado (art. 112 y siguientes), que señala la forma en que el notario debe certificar la apertura de un libro de actas, y b) el Código Tributario (CT en adelante, art. 62, numeral 16), que dispone que SUNAT podrá autorizar tales libros o delegar en terceros dicha legalización. A su turno, la R.S. 234-2006 de SUNAT sobre libros contables y otros registros tributarios, señala en su art. 2 que los notarios se encargarán de legalizar los libros de actas y señala un  supuesto procedimiento para ello.

En este punto ya hay un error, porque si el CT autoriza a SUNAT a legalizar los libros de actas (lo que no contradice la LGS) o en su defecto delegar en terceros esa función, el hecho de que SUNAT no quiera asumir el procedimiento eso solo implica que rigen las normas de la Ley del Notariado, pero no que pretenda modificar esas normas con rango de ley a través de una resolución de superintendencia, agregando detalles al procedimiento legal o modificándolo abiertamente (aunque esos cambios no sean gran cosa, el punto aquí es el respeto a la jerarquía de las normas).

Ahora bien, esta RS 234-2006 de SUNAT mete en un mismo saco a los libros de actas y los libros contables y registros tributarios, por lo que pareciera que la obligación de rehacer libros alcanza a los libros de actas, empezando por la comunicación de la pérdida en el plazo de quince días. Y a partir de allí tendría la empresa sesenta días para rehacer el libro de actas. Pero eso no es admisible. Y es que si bien el numeral 7 del art. 87 del CT señala que la obligación de conservar libros y registros comprende asimismo la de comunicar su pérdida en el citado plazo de quince días, esto debe concordarse primero con el numeral 4 del mismo art. 87, que habla solo de la obligación de llevar los libros contables y registros exigidos por las normas tributarias, no comprendiendo al libro de actas. Y en segundo lugar debe concordarse con el numeral 16 del art. 62 del CT ya citado, que señala que SUNAT podrá regular la forma en que han de ser llevados los libros y registros “salvo en el caso del libro de actas”, es decir, el CT respeta la especialidad de las normas y deja a la LGS la regulación de este aspecto, por obvias razones.

Y es evidente que la materia del llevado de los libros alcanza a este “rehacer” de los mismos, en caso de pérdida o destrucción. Entonces, es claro también que la facultad de SUNAT de regular la obligación de rehacer libros no comprende al libro de actas, y si eso ha pretendido la RS 234-2006 (cosa que no creemos en principio, pero nunca se sabe) entonces devendría en ilegal y no puede prevalecer sobre el propio CT.

En resumen, ante la pérdida o destrucción del libro de actas de la empresa bastaría con la denuncia respectiva, no estando obligada la empresa a rehacer el libro conforme a la RS 234-2006 de SUNAT. Que la costumbre determine en muchos casos que ante estos casos la sociedad anónima asiente un acta resumen de los acuerdos que aparecían en el libro perdido, hasta donde ello sea posible, es algo opcional que no tiene relación alguna con la citada norma tributaria, y que solo obedece a cuestiones de tipo societario, que SUNAT no tiene facultad para regular.

(*) Abogado PUCP, MBA Centrum Católica. Montes Delgado – Abogados SAC.