VIATICOS EN CUENTA DEL
TRABAJADOR Y PRESUNCIONES TRIBUTARIAS
Daniel Montes Delgado (*)
No son pocas las empresas que, por necesidades de sus operaciones,
realizadas por sus trabajadores en lugares distintos y alejados del centro de
trabajo principal, deben proveerles de dinero suficiente para tales operaciones
y sus gastos relacionados, como pueden ser viáticos, gastos de representación,
gastos operativos, de transporte, de útiles y otros similares, que en estos
tiempos de inseguridad ciudadana, como es lógico, resulta preferible depositar
en una cuenta bancaria del trabajador, para que los vaya usando conforme se
requiera, dando cuenta de todo ello a la empresa, posteriormente.
El problema es que, dependiendo de las cantidades involucradas en
estas transferencias o depósitos de dinero, los reportes del sistema financiero
enviados a la SUNAT por concepto del Impuesto a las Transacciones Financieras
puede reflejar sumas de dinero muy por encima de las rentas de quinta categoría
pagadas al trabajador, y por tanto reportadas por la empresa como agente de
retención. Entonces, puede ocurrir que SUNAT envíe una carta al trabajador,
incluso varios años después, para invitarlo a que explique cómo fue que entró y
salió más dinero de sus cuentas que la suma de todos sus ingresos declarados.
Si el trabajador ya no es parte de la empresa, si esta última ya dejó de tener
actividades, o si su contabilidad no es la adecuada, como es evidente, el
malentendido puede complicarse sobremanera. Y cuando SUNAT encuentra aparentes
rentas sin explicación, usa el método de presunción denominado Incremento
Patrimonial No Justificado, por el cual presume que esa diferencia es renta
neta o declarada para el impuesto a la renta.
En paralelo, el problema también puede serlo para la empresa, si
SUNAT entiende que las sumas depositadas por ella a sus trabajadores no son
viáticos realmente, ni otros gastos, sino rentas de quinta categoría por las
cuales la empresa no efectuó las retenciones por concepto de pensiones a la ONP
ni la contribución a ESSALUD, ni tampoco la respectiva retención del impuesto a
la renta.
Por eso, y aunque no sea una solución total al problema, es
conveniente que la empresa formalice este procedimiento de depósito de dinero
para gastos en las cuentas de sus trabajadores, con un documento de fecha
cierta (firma legalizada), de preferencia. Y que su contabilidad y archivo
documentario se cuide de tener a la mano, cuando llegue SUNAT, todas las
evidencias de los movimientos de dinero, su destino, las liquidaciones, los
comprobantes y demás documentos requeridos para demostrar la naturaleza del
gasto.
Tales convenios deben señalar que la empresa otorgará un monto por
viáticos al trabajador cuando sea necesario para el eficaz desempeño de su labor en lugares distintos al
centro de trabajo principal o al de aquel designado, con ocasión de sus
funciones y en general
todo lo que razonablemente cumpla tal objeto y no constituya beneficio o
ventaja patrimonial para el trabajador.
Sería conveniente que la empresa abone el monto requerido a una
cuenta de uso exclusivo del trabajador para el depósito de esos gastos, aunque
ello implique un gasto variable por el mantenimiento de esa cuenta, dependiendo
de las características de esa cuenta y de la entidad bancaria.
También debe
establecerse que el trabajador está obligado a rendir cuentas a la empresa por
el destino del monto para viajes y viáticos abonado a la cuenta para dicho fin,
reintegrando el exceso recibido, de ser el caso y a través de la liquidación
sustentada respectiva, quedando obligado además, cuando los gastos no excedan
el monto abonado a la cuenta para tales fines, que deberá devolver a la empresa
la cantidad en exceso.
Por último, debe quedar indicado expresamente que esta clase de
gastos, es un concepto que no goza de carácter remunerativo de acuerdo a lo
establecido en el inciso i) del art. 19º del TUO del Decreto Legislativo Nº
650, Ley de Compensación por Tiempo de Servicios, aprobado por D.S. Nº
001-97-TR; norma que debe concordarse con lo establecido en el art. 7º del TUO
del Decreto Legislativo Nº 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral
aprobado por D.S. Nº 003-97-TR. En consecuencia, estas transferencias no deben
formar parte de la base de cálculo de los beneficios laborales, toda vez que no
se encuentra afecto a aportes y contribuciones legales. Esto último también
para evitar conflictos laborales, que es otro riesgo con estas operaciones,
además del tributario.
(*) Abogado PUCP, MBA Centrum Católica. Montes Delgado – Abogados SAC.
No hay comentarios:
Publicar un comentario