DE
SISTEMAS INFORMATICOS Y GUIAS DE REMISION
Daniel
Montes Delgado (*)
En la actualidad, la mayoría de empresas grandes (y
medianas incluso) utilizan sistemas informáticos de gestión que les ayuden a
controlar sus procesos de producción y venta o prestación de servicios, así
como integrar la facturación, los costos, los inventarios y los flujos de recursos
financieros, de modo que la empresa pueda conocer en todo momento cómo se están
desenvolviendo esos procesos, con qué recursos cuenta y cuáles están
comprometidos, además de cumplir con las regulaciones legales en materia
tributaria, referidas al correcto llenado de los libros y registros contables,
así como la declaración de los datos para fines de pago de impuestos.
Como es usual en estos mecanismos de control, no
basta con que los datos de las operaciones consten en el sistema informático,
sino que en su mayoría esos datos deben estar respaldados por documentos
emitidos al efecto, en especial si se refieren a venta de mercaderías, salidas
e ingresos de almacén, pago a proveedores, etc. Así, es normal por ejemplo que
un sistema no permita registrar una salida de mercadería del inventario, si no
se ha emitido e ingresado al sistema previamente un comprobante de pago que la
sustente.
Por otro lado, el Reglamento de Comprobantes de
Pago establece los requisitos para la emisión de las guías de remisión que,
conforme a esa norma, deben sustentar los traslados de bienes, ya sea de la
misma empresa entre sus establecimientos, o hacia o desde terceras personas
(clientes, proveedores, etc.). La finalidad de esta regulación es doble: por un
lado evitar que se realicen operaciones de venta que no sean facturadas, y por
otro lado que se otorgue fehaciencia a las operaciones de compra. Como quiera
que no necesariamente el mismo contribuyente debe realizar el traslado de los
bienes, es por ello que las guías son de dos clases, las de “remitente” (quien
tiene la posesión o propiedad al inicio de traslado, dice la norma) y las de “transportista”
(quien presta el servicio de trasladar los bienes a favor del remitente o del
destinatario).
¿Y qué problema hay entre las dos cosas que hemos
mencionado, sistemas por un lado y guías por otro? Pues bien, los problemas
surgen cuando cada vez más los sistemas informáticos exigen que se ingrese una
guía de remisión por cada operación, incluso si esa guía no existe, o ha sido
emitida por personas ajenas a la operación. Veamos un ejemplo: un acopiador de
productos hidrobiológicos adquiere de sus proveedores (pescadores artesanales)
la mercadería para ser puesta directamente en el local de la planta industrial
que es su cliente. Los proveedores de este acopiador se encargarán entonces de trasladar
los bienes a la dirección indicada, con o sin guía de remisión (como en este
ejemplo, hay muchos otros rubros en los que la informalidad del transporte es
muy frecuente), pero para que la planta industrial los atienda y reciba la
pesca, esta no acepta una guía de remisión que no sea del acopiador (verdadero
proveedor de la planta), por lo que este último se verá obligado a emitir una
guía de remisión del tipo “remitente”, cuando en realidad él no ha efectuado
ningún traslado de bienes.
Hasta aquí, se podría pensar que solo estamos ante
una complicación menor, la del acopiador que debe emitir una guía que solo
sirve para que el sistema informático de su cliente procese la compra,
asignándole a esa guía la liquidación de los pesos, las mermas, las calidades,
los precios y luego emita la orden de compra o equivalente que permita
conciliar todo eso con la factura del acopiador. Pero el problema es cuando
llega SUNAT a revisar al acopiador, porque habiendo una guía de remisión “remitente”,
el auditor de SUNAT exigirá que se le muestre la del “transportista”, que no
existe, porque este traslado de parte del acopiador en realidad no ha existido.
O en todo caso el auditor querrá que se le sustente que el traslado fue realizado
en una unidad vehicular de propiedad de acopiador, otro supuesto imposible. Y
partiendo de un requisito absurdo del sistema, llegamos al absurdo tributario:
las compras de materia prima deben ser falsas porque no hay verdadero traslado
de parte del acopiador.
Y hay otros casos como ese: el del drawback que se
desconoce porque el proveedor de los stickers para la fruta emitió una guía de
remisión cuando en realidad el traslado lo hizo en su auto particular por el
escaso volumen de los bienes, pero de nuevo no hay guía del transportista. O el
del saldo a favor del exportador que no se devuelve porque los descartes de
insumos se quisieron sustentar con una guía de remisión del proveedor, cuando
en realidad los descartes se vendieron a recicladores allí mismo. Y así por el
estilo.
Entonces, con el fetichismo actual que tienen los
desarrolladores de sistemas informáticos por las guías de remisión, junto con
el que también ha desarrollado SUNAT por las benditas guías, se generan muchos
problemas que podrían evitarse si mantuviéramos la distinción entre los
sistemas de control de gestión (que pueden usar o no guías de remisión o
cualquier otro documento ex profesamente diseñado para esos fines) y los
requerimientos tributarios (que solo admiten que se use guías de remisión para
verdaderos traslados de bienes y no como sustento de registros de sistemas
informáticos).
(*) Abogado PUCP, MBA Centrum Católica. Montes Delgado – Abogados SAC.
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