Requerimientos de SUNAT por organigramas y manuales de organización y funciones

Columna “Derecho & Empresa”

SUNAT Y LOS BENDITOS “OF” Y “MOF”

Daniel Montes Delgado (*)

De un tiempo a esta parte, cuando fiscaliza a los contribuyentes SUNAT les requiere para que, entre otras cosas, le exhiban el “organigrama funcional y el manual de organización y funciones vigentes en el ejercicio fiscalizado”. Con esto, en teoría, si la empresa no presenta esos documentos, podría quedar sujeta a la imputación de no haber presentado lo exigido por la administración y ser pasible de una multa por ello (0.3% de los ingresos netos). Pero ¿esto es realmente así? Veamos.

Debemos empezar por distinguir entre “exhibición” y “presentación”, desde el punto de vista de si los documentos existen o deberían existir. Así, la exhibición es algo a lo que el contribuyente queda obligado respecto de aquellos documentos o elementos de información que ya existen antes de la fiscalización (facturas de ventas y compras, por ejemplo) o deberían existir porque era necesario que los tuviera o produjera (registro de ventas o de compras, por ejemplo). En cambio, la presentación se refiere a aquellos documentos o elementos de información que SUNAT le requiere al contribuyente para que los produzca porque no son obligatorios, pero la administración considera que los necesita (por ejemplo, un reporte detallado de las cuentas por pagar al cierre del ejercicio, en determinado formato y con determinados datos).

Además, existe una distinción entre “exhibición” y “presentación” que depende de otro punto de vista: el del lugar donde debe cumplirse el mandato; por lo que se “exhibe” en el domicilio fiscal del contribuyente cuando se apersone el auditor, mientras que se “presenta” en las oficinas de SUNAT si así lo ha ordenado esa entidad. Pero esa otra distinción no nos interesa ni viene a cuento aquí.

Volviendo al tema, queda claro que ni el organigrama funcional (OF), que es algo así como un organigrama con detalle de funciones de cada puesto, ni el manual de organización y funciones (MOF), que en el fondo es lo mismo pero con más palabras, son documentos que resulten obligatorios para las empresas, ni una clase de información que deberían tener necesariamente, ni por mandato de norma alguna. Son herramientas de la ciencia de administración de empresas, pero no son documentos obligatorios. Por lo mismo, tampoco tienen “vigencia” en el sentido que les quiere dar SUNAT, puesto que las empresas no son entidades públicas en las que los funcionarios solo pueden hacer lo que les está facultado conforme a su MOF, sino que pueden variar las funciones de sus empleados cuantas veces les dé la gana y en contra del mismo MOF empresarial si así lo desean o lo necesitan.

Por lo tanto, no puede decirse que las empresas deban “exhibir” el OF y el MOF, porque no deben existir previamente ni hay obligación de tenerlos. De hecho, casi nunca vemos requerimientos de SUNAT que ordenen su exhibición (aunque todavía los hay) porque serían nulos. Lo frecuente entonces es que los requerimientos se refieran a su presentación, que debe entenderse en el sentido de esa información que la administración nos puede mandar a preparar y a la que se refiere el último párrafo del numeral 1 del art 62 del Código Tributario, referido a las facultades de fiscalización.

La cuestión entonces es: ¿en verdad SUNAT puede ordenar preparar una información semejante? La citada norma señala que SUNAT “también podrá exigir la presentación de informes y análisis relacionados con hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias en la forma y condiciones requeridas, para lo cual la Administración Tributaria deberá otorgar un plazo que no podrá ser menor de tres (3) días hábiles”. Pues bien, fuera de observar el plazo indicado, cabe discutir si el OF y el MOF son elementos de información que guarden relación suficientemente directa con los hechos generadores de obligaciones tributarias. Sobre ello, puede aceptarse que existe esa relación en cuanto a los tributos relacionados con las remuneraciones (Contribuciones a ESSALUD y ONP), el Impuesto a la Renta de Quinta Categoría y temas como el valor de mercado de retribuciones para socios y familiares, así como sustento de la fehaciencia de determinados gastos, entre otros temas. Admitamos entonces que sí, que cabe que SUNAT exija la elaboración de estos elementos.

Pero ¿existe una forma oficial de elaborarlos? No, no existe tal regulación, y SUNAT no indica en sus requerimientos una forma en especial en que quiera la información. ¿Podría entonces una empresa presentar un organigrama en que solo hay dos campos, el gerente y los demás? ¿No podría alegar la empresa que es una organización tan horizontal y tan libre que no hay detalle de funciones por puesto, porque se limita a recibir al personal cada día y asignarle las tareas que mejor parezcan ese día? En teoría eso es posible, al extremo de que SUNAT no podría objetar el asunto, ni menos multar a la empresa por no presentar el OF o el MOF completos, porque no existe regulación sobre ello ni ella misma se encarga de definirlos ni señalar la forma en que los quiere.

Por supuesto, no sugerimos que se haga así en todos los casos (aunque en algunos sería necesario, dado que esa información podría querer ser usada en contra de la empresa por SUNAT), pero da una idea del margen que se tiene ante esta clase de exigencias de la administración, para evitarse problemas.

(*) Abogado PUCP, MBA Centrum Católica. Montes Delgado – Abogados SAC.