Columna “Derecho & Empresa”
LOS
ARCHIVOS “PLE” Y LAS FISCALIZACIONES DE SUNAT
Daniel
Montes Delgado (*)
La obligación de presentar los libros
electrónicos que contienen la contabilidad de las empresas se cumple mediante
el envío, por la plataforma tecnológica respectiva, de unos archivos
denominados como “archivos PLE”. Básicamente, se trata de una base de datos que
representa los asientos contables de cada libro (Diario, Mayor, Caja-Bancos,
Inventarios; sin perjuicio de los registros tributarios). Este envío tiene, por
supuesto, plazos de vencimiento respecto de cada período tributario que, salvo
las discrecionalidades que de tanto en tanto se aprueban y/o prorrogan, pueden
dar lugar a sanciones de multa. Y si en un procedimiento de fiscalización de
SUNAT se detecta que la empresa no había presentado los PLE, caben presunciones
tributarias de tributos omitidos, además de sanciones formales.
Ahora bien, es usual que, en sus auditorías,
SUNAT solicite en su primer requerimiento la presentación de los archivos PLE
del período analizado. Si la empresa los había presentado oportunamente, SUNAT
no podría alegar que no los tiene para aplicar una multa por no presentar los
archivos con la respuesta al requerimiento; aunque a veces lo hace, dando lugar
a recursos impugnativos; puesto que el contribuyente sí tiene la constancia de
envío de los PLE. El asunto se complica más cuando, como pasa a veces con
empresas medianas y con períodos algo antiguos, resulta que SUNAT no tiene los
archivos PLE, porque los perdió o nunca los conservó, mientras que por otro lado
la empresa tampoco los tiene ya, por diversas causas. ¿Tendría que dársele un
plazo para reconstruir la contabilidad y los archivos PLE? Sería razonable,
pero las normas no lo indican, lo que puede dar lugar a acotaciones que usan
procedimientos de presunción que resultan indebidos (recordemos además que las
normas de conservación de documentación tributaria siguen estableciendo un
plazo máximo obligatorio de cinco años nada más). Esto es todavía más acuciante
si se trata de auditorías que se “reabren” después de varios años, tras finalizar
un procedimiento de reclamación y apelación, o incluso de un proceso judicial
adicional.
Pero también es corriente que el auditor de
SUNAT inicie la fiscalización premunido de los archivos PLE que obran en poder
de SUNAT, presentados por el contribuyente. O que, teniéndolos, solicite
igualmente los archivos PLE, para comparar esos datos con los que guarda la
administración. ¿Por qué? Porque es posible que los datos de los archivos PLE de
un período tributario ya remitido a SUNAT en su oportunidad, pueda ser
modificado con ocasión del envío de los PLE de un período posterior; añadiendo
líneas de código que cambian esos datos. Esto no es nada indebido en principio,
porque es evidente que, si los errores siempre se pueden dar, tiene que haber
la posibilidad de corregirlos; a semejanza de las declaraciones rectificatorias.
Es más, si la empresa se da cuenta que cometió un error en una declaración,
motivada a su vez por un error en su contabilidad, tiene el derecho de
rectificar ambas cosas, de modo de cumplir debidamente con sus obligaciones
tributarias. La diferencia estriba en que, si la declaración rectificatoria
determina un mayor tributo, cabe una multa por el error, pero si se corrige el PLE
de un libro contable, eso no tiene sanción de multa; salvo que la corrección
evidencie un incorrecto llevado de los libros contables, lo cual no es
corriente.
¿Por qué importa todo lo anterior? Pues,
porque puede ocurrir lo siguiente: una empresa que es notificada con un primer
requerimiento de auditoría, al revisar sus documentos y archivos, se da cuenta
que ha cometido errores de registro que, si bien no fueron tomados en cuenta al
momento de su declaración de tributos, eventualmente no fueron corregidos en
los PLE. Es decir, la declaración puede ser correcta, pero su sustento
inmediato, los libros contables, no son coherentes con ella. Entonces, la
empresa decide, antes de la fecha de vencimiento para responder el primer requerimiento,
modificar sus archivos PLE. Y, en consecuencia, presenta en esa respuesta los
nuevos archivos, indicando esto al auditor. Lo más probable es que el auditor
se niegue a evaluar esos nuevos archivos, alegando que debe limitarse a los que
le fueron proporcionados por SUNAT para efectos de su auditoría. Incluso a veces
alega que el contribuyente no puede modificar sus PLE una vez iniciada una
fiscalización. Esto último es una invención, pues no existe norma alguna que lo
prohíba.
Entonces, puede ocurrir que, como resultado de
evaluar únicamente los archivos originales (por ejemplo, cuando SUNAT reestructura
o reliquida los costos de ventas a partir de las subcuentas respectivas), se
comuniquen reparos que dan lugar a supuestas omisiones de tributos. Si ese
reparo es contestado por la empresa recurriendo a los razonables cambios
realizados, apoyados en los documentos fuente de cada subcuenta, allí debería
terminar la observación. Pero, es frecuente que eso no suceda, usando el
auditor la misma excusa de las dos versiones de los PLE, acusando una falsedad
o extemporaneidad de la segunda versión que no puede ser tal, porque las normas
no lo han previsto; habida cuenta además que el contribuyente habría actuado
transparentemente.
Pero, hay casos en que, en respuesta al primer
requerimiento en que se solicita los PLE, la empresa presenta sus archivos tal
cual los envió en su momento, para darse cuenta luego, con ocasión del segundo,
tercer o cuarto requerimiento, que había errores que podían corregirse y, en
efecto, así lo hace, cuando la auditoría ya está avanzada y los reparos
formulados. Aquí el asunto es más discutible, pues se podría tomar como una
obstaculización a las labores de fiscalización; sin embargo, desde que las
normas no contemplan estos casos, nuevamente nos inclinamos a pensar que el
contribuyente tiene derecho a pedir que se considere la nueva versión de los
PLE, al lado de los originales, siempre apoyado además en los documentos fuente
y que se aprecie una evidente razonabilidad de la corrección.
Lo que consideramos que no puede hacer la empresa
es usar la posibilidad de corregir sus PLE para pretender justificar un mal
llevado de sus libros. Por ejemplo, conocimos un caso en que una empresa había
presentado sus PLE oportunamente, pero con un Libro Diario que contenía solo un
asiento resumen por mes, cuando la naturaleza y volumen de sus operaciones no
admitía tal grado de simplificación. Y, al ser notificada para una
fiscalización, “corrige” esos PLE con un detalle que no existía en los
originales ni por asomo. Eso ya sería demasiado.
En suma, consideramos que sería conveniente, para
evitar discusiones formales y para dar mayor seguridad al contribuyente, al
mismo tiempo que se ordena el procedimiento de fiscalización, que se regule
este tema de forma clara; dando la oportunidad a las empresas de corregir sus
PLE al inicio de una fiscalización, en especial si esas correcciones son
consistentes con sus declaraciones y los documentos fuente de su contabilidad.
(*) Abogado PUCP; MBA Centrum Católica.
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